Independentemente do porte ou atividade da empresa, ter as rotinas do departamento pessoal organizadas e em perfeito funcionamento é fundamental para o bom desempenho da operação. Por isso, preparamos este artigo com os principais pontos que você deve prestar atenção para cumprir a legislação trabalhista e manter a sua empresa livre de erros, que podem ocasionar prejuízos. Continue a leitura e confira a seguir!
Quais as principais rotinas do departamento pessoal?
Antes de mais nada, cabe lembrar a diferença entre departamento pessoal e a área de recursos humanos (RH). Com frequência, esses dois conceitos são confundidos, e isso pode prejudicar a determinação de tarefas de cada uma dessas áreas.
O RH é o setor responsável pela captação, desenvolvimento e retenção de talentos para a empresa. Por sua vez, o departamento pessoal é o setor que cuidará de todos os aspectos legais e burocráticos que envolvem o relacionamento entre a empresa e os funcionários.
Dito isso, vejamos agora quais são esses aspectos.
1 – Acompanhamento da legislação trabalhista
Uma das principais funções do departamento pessoal é acompanhar todas as leis que envolvem a relação com o trabalhador para que as rotinas legais estejam sempre atualizadas. Além disso, também é de responsabilidade desse setor representar a empresa perante a justiça no caso de reclamatórias trabalhistas.
2 – Registro e integração dos colaboradores
Quando um colaborador é admitido, todas as questões legais e operacionais, desde o registro da carteira de trabalho até o crachá de identificação, são de responsabilidade do departamento pessoal. Inclusive, o setor também deverá cuidar do processo de integração do novo funcionário.
3 – Controle de horários
A carga horária do funcionário também deve ser controlada pelo departamento pessoal. O registro das horas trabalhadas possibilitará saber se há horas extras a serem pagas, ou compensações de horários, se essa for a política da empresa.
4 – Folha de pagamento
Além do salário, aqui entra o controle de todos os benefícios aos quais o funcionário tem direito, como vale-transporte, vale-alimentação, participação nos lucros e qualquer outro benefício negociado na admissão.
5 – Escala de férias
Quanto mais funcionários a empresa tiver, mais complexa é essa tarefa e, por isso, maior é a necessidade de que ela seja organizada e feita com antecipação. Sendo assim, o departamento pessoal buscará, sempre que possível, atender às necessidades da empresa e do trabalhador simultaneamente. Por isso, a logística de férias é uma tarefa muito importante.
6 – Desligamento de colaboradores
Assim como ocorre na admissão, todo o processo de desligamento de um colaborador é de responsabilidade do departamento pessoal. É esse setor que providenciará todo o necessário para que o empregado saia da empresa com todos os seus direitos recebidos.
Em determinados casos, dependendo do tempo de casa do funcionário, a demissão precisa ser homologada no respectivo sindicato da categoria. O acompanhamento desse processo também é tarefa do setor de pessoal.
7 – Tributos
O recolhimento de tributos como FGTS, INSS e contribuições também fazem parte da rotina do DP. Esse controle é de extrema importância, pois a lei prevê penalidades pesadas à empresa que descumpre ou negligencia essas obrigações.
Outra atribuição do setor é interagir com sindicatos para acompanhar as convenções coletivas das categorias. Nesse sentido, há um imposto anual cobrado dos empregados pelos sindicatos, e a responsabilidade do repasse é do DP da empresa.
Como otimizar a gestão das rotinas trabalhistas?
Por tudo que vimos, podemos concluir que uma gestão eficiente de rotinas trabalhistas demanda bastante trabalho e conhecimento técnico.
A Exatus Contabilidade presta serviços de controle e execução dessas rotinas, o que desafoga a carga operacional de sua empresa, para que você possa dar foco à sua atividade-fim. Nossos trabalhos contemplam desde a elaboração da folha de pagamento até os cálculos de verbas rescisórias, passando pela emissão de guias de tributos e acompanhamento de alterações legais.
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