A contabilidade das transportadoras possui algumas peculiaridades que, muitas vezes, podem se tornar desafios para o dia a dia dessas empresas. E, conforme a organização cresce, mais complexos tendem a ficar os processos contábeis.
Neste artigo, veremos cinco dos principais desafios enfrentados pela contabilidade das transportadoras. Confira!
Pesada rotina administrativa
A rotina administrativa das empresas de transportes abrange diversas atividades, como controle de faturamento, fluxo de caixa, contas a pagar e receber, tributação, entre outras. Tudo isso deve ser realizado de forma quase simultânea, e com muita rapidez, pois os caminhões estão sempre em rotas de circulação. Qualquer atraso ou interrupção desse fluxo pode ocasionar sérios prejuízos às atividades da empresa.
Para atender de forma rápida e eficiente a essas demandas, a contabilidade das transportadoras deve contar com funcionários qualificados. Mesmo assim, muitas vezes isso acaba não sendo o suficiente para o atendimento dos prazos.
Excesso de burocracia
A contabilidade das transportadoras exige certificações digitais e a emissão de diversos documentos. Além disso, várias licenças devem ser obtidas e renovadas com frequência, o que sujeita essas empresas à burocracia dos órgãos públicos.
E essa burocracia se torna ainda maior no caso de transporte de cargas perigosas. Nessas situações, além da documentação normalmente exigida, são necessárias licenças e certificações especiais relativas ao veículo e aos produtos transportados.
Questões trabalhistas
Sem dúvida, as questões trabalhistas são um dos principais desafios para a contabilidade das transportadoras.
Existem muitos dispositivos legais que versam sobre remuneração, tempo de trabalho, controle e pagamento de horas extras, periculosidade, insalubridade, entre outros. O controle da jornada de trabalho dos motoristas é de responsabilidade da transportadora.
Em relação à jornada de trabalho, por exemplo, a lei 13.103 de 2005 estabelece que o motorista deve trabalhar 44 horas semanais, limitadas a 8 horas por dia. No entanto, pode existir convenção coletiva que permita jornada especial definida em turnos de 12 horas de trabalho por 36 horas de descanso.
Outro aspecto específico, que varia conforme as convenções coletivas de trabalho de cada estado, é o bônus por longa distância. Esse benefício é concedido quando o motorista realiza percurso superior a uma determinada quilometragem.
Manutenção da frota
Quanto maior a frota, maiores serão os desafios da contabilidade das transportadoras. A documentação dos veículos precisa estar sempre em ordem, e deve haver um controle rigoroso no sentido de evitar multas.
Além disso, a manutenção da frota requer atenção constante, independentemente do tamanho dos veículos ou do seu ambiente de circulação. Desde a parte mecânica, elétrica, sistemas de rastreamento, até itens mais simples como pneus, tudo deve ser feito de forma frequente e muito criteriosa.
Por fim, deve haver também um controle sobre a depreciação dos veículos. De forma geral, a recomendação é de eles sejam trocados a cada cinco anos. No entanto, cada veículo possui um ritmo de depreciação, e a sua conservação também influenciará nesse quesito.
Custos e despesas
Por fim, os custos e despesas também são importantes componentes da contabilidade das transportadoras. Alguns dos principais são:
Custos de coleta e entrega
Os custos de coleta e entrega podem ser fixos ou variáveis. Os custos fixos são mensais, e ocorrem mesmo quando o veículo não está em circulação. É o caso do salário do motorista, licenciamento e seguro do veículo, por exemplo.
Já os custos variáveis são aqueles proporcionais à rodagem. Alguns exemplos são combustível, peças de manutenção, lubrificantes e pneus.
Despesas indiretas
Essas despesas são as que não estão diretamente ligadas ao veículo, mas que dão suporte para a operação da transportadora. Nesse caso, temos os salários dos setores administrativo, de vendas, financeiro, contábil, aluguéis, impostos, entre outros.
Outros custos
Nesse grupo, entram custos bem específicos relacionados a transportes, como:
– Escolta armada: no caso de cargas valiosas ou visadas por assaltantes;
– Armazenagem: quando a carga fica armazenada por mais tempo do que o previsto;
– Cubagem: quando a carga é leve, mas ocupa grande volume. Dessa forma, o veículo lota bem antes de atingir o peso máximo suportado;
– Reentrega: quando a transportadora precisa realizar uma nova tentativa de entrega da mercadoria.
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